人手不足が深刻化した今、人材採用の状況が厳しくなっています。少子化の進行や働き方の自由度が高まり、人材の確保は、今後ますます難しくなることが考えられます。一方で、このような情勢のなかでも優秀な人材を確保して成長を遂げている企業もたくさんあります。【人材を確保できない企業】と【厳しい情勢のなかでも人材を確保し続ける企業】との違いはどこにあるのでしょうか？

人材の確保に成功している企業に共通しているのは、事前に採用計画を明確化していることにあります。採用活動は、単純にコストをどれだけかけられるのかで決まるわけではなく、より詳しい「採用計画」を立てることが大きなカギと言えます。本記事では、採用活動の成否を決める採用計画の立て方を見ていきましょう。

採用計画とは？

採用を成功させるカギとなる「採用計画」。採用計画とは、どの部門に、いつまでに、何人、どんな人を、どうやって、どの程度の予算をかけて採用に至るか、といったプランを立てることを指します。採用を成功させる方法として、求人媒体選びばかり目が行きがちですが、具体的なプランがなければ必要な求人媒体を見つけることすらできません。また、多くの場合、採用活動には複数の部門や担当者が関わることになります。情報を共有できるよう、文書化しながら、詳しい採用計画を作成してみましょう。

なぜ採用計画が必要なのか

採用活動の目的は、求める人物像を獲得することにあります。採用後にミスマッチが発生してしまったり、採用のタイミングを逃がしてしまったりするようでは、採用成功とは言えません。こうした失敗を招いてしまうのは、事前に具体的な採用計画がないことに起因します。計画を明確化できれば、採用活動に無駄がなくなり、コストを抑えることも可能です。

採用計画の流れ

採用計画を効率的に立案するには、より細かいチェック項目を設けることが大切です。活動フローにおける漏れやダブりを解消できるだけでなく、チーム内の各人が独自の判断で動いてしまうことも防げます。また、採用計画立案の流れをマニュアル化することで、担当が変更してもノウハウを引き継げるでしょう。

では、具体的に採用計画を立ててみましょう。採用計画は以下のような流れで立案します。

1.採用目的の明確化

採用計画において、目的を明確化することが最初の一歩。「何のために、どのような人材を確保するか」を明確にすることで、求める人材にアプローチしやすくなります。同じ採用枠であっても、既存事業の欠員補充と新規事業のためのスタッフを募集する場合では、求める経験値やスキルなどの人物像が異なるはず。採用予定の役職や職種、部門などの割り出しから、採用後にどのような役割を担ってもらいたいかなどを明確にすることで、どのような性格でどのような能力を持つ人材が必要なのか、イメージ像がまとまります。

2.採用要件を決める

求める人物像が描けたら、さらに具体的な要件として整理します。人物像はイメージから、「事務経験〇〇年以上」、「提案営業の経験がある」、「文書作成能力の重視」など、さらに細分化してニーズを具体化してみましょう。求める項目が洗い出せたら、このあとの「求人方法の選定」や「面接設計」がよりスムーズになります。

また、「何名採用するか」、「いつまでに必要か」、「正規雇用か派遣か、パートかフルタイムか」、「給与・待遇はどのようにするか」といった基本項目も漏らさずまとめておきましょう。

3.予算を決める

採用要件が決まったら、予算額の検討に入ります。なるべく低コストですませたいと思っても、求める人材が獲得できなければ意味がありません。新卒、中途、採用人数など求める人材によって、採用にかかるコストも変わります。採用要件をしっかり確認し、採用ターゲットに合った媒体を効果的に利用できるように、どの程度のコストがかかるかを調査しましょう。

4.人材募集の方法を検討する

求める人材像が分かれば、対象となる求職者にアプローチできる求人方法を検討できます。人材募集には多種多様な方法がありますが、媒体によって特徴が異なるため注意が必要です。「この転職サイトが人気らしいから」、「この媒体は安いから」といった安易な理由で決めてしまうと、応募がなかったり、応募数は多いけど求めていた人材が見つからなかったりする可能性があります。求人媒体ごとの特徴をしっかり把握し、ターゲットにアプローチできる方法を選択しましょう。

ただし、人材募集の方法を決定するには、採用予算を加味した検討が必要です。募集方法を一度で決めようとせず、「まずどのような方法があり、それはどのくらいの費用がかかるか」を確認したうえで、判断しましょう。

詳しい方法は、「これだけは確実に押さえておきたい！人材募集の方法とそのコツとは？」もご確認ください。

5.面接設計

応募が集まれば、いよいよ面接です。採用要件でどれだけ詳しい人物像を描けていたかで、面接の成否が変わります。面接時には、求める人物像の要件に基いて、具体的な評価項目を用意し、より理想に近い人材であるかをチェックしてみましょう。面接官が複数人いる場合は、主観による評価のバラつきを避けるため、チェックポイントを具体化しておくことが大切です。面接時においては、人材の性格や能力を評価するとともに、企業アピールによって求職者に「この会社で働きたい」と動機付けできるかどうかも意識したいところ。面接官を選定する際には、企業アピールができるベテラン社員が望ましいでしょう。

6.採用後の教育

採用活動は、採用したら終わりではありません。採用計画として、初期教育のプランまで立てておきましょう。初期教育を怠ると、離職率が高まる可能性があります。せっかく良い人材に恵まれても、早期離職となっては採用成功とは言えません。即戦力になれる能力があっても、組織の文化に慣れるまで時間がかかることもあります。十分な初期教育を計画し、社員の定着化、早期戦力化を促しましょう。

採用計画の精度を高める「情報収集」と「分析」の重要性

採用活動の成否を左右する採用計画ですが、プラン自体があいまいだと、成功する可能性も下がってしまいます。採用計画の精度を高めるには、情報収集と分析が欠かせません。例えば、求職者が企業に求めるものを把握しないまま募集広告を作成しても、求職者にひびかないままで終わってしまうでしょう。また、競合の状況が分からないままでいると、競合よりも不利な条件で募集を開始してしまい、求職者が競合に流れる可能性も出てきます。

採用計画を立てる前に、まずは、「3C」のフレームで検討し、より効果的なプランを考えてみましょう。3Cとは、「Customer（市場・顧客）」「Competitor（競合）」「Company（自社）」の頭文字を取ったもので、経営戦略にも用いられるフレームワークです。事業戦略やマーケティングに用いられるものですが、採用計画を立案する際にも活用できます。具体的なポイントは以下のとおりです。

「Customer（市場・顧客）」

まず、「市場・顧客」の情報を集めましょう。採用計画における「顧客」とは、「求職者」に当たります。集めるべき情報は、応募先選びで求職者が重要視していることや求職者の数（想定ターゲット数の把握）、転職を検討するタイミング、標準的な労働条件などが挙げられます。

「Competitor（競合）」

あわせて、採用市場で競合となり得る企業を調査します。競合となる企業の名称の洗い出しから、その規模や従業員数といった基本項目の確認、競合が実施している採用方法と利用媒体、募集しているポジションとその待遇などのリサーチを行います。

「Company（自社）」

さらに、採用市場における自社の強みと弱みを整理しておくことも大切です。募集するポジションで得られるやりがいや面白さなども、求職者を引き付ける重要な要素となります。こうした情報は、求人広告を打つうえでの自社PRのベースとなり、広告文やデザインを検討する際の判断材料にもなるため、より詳しくまとめておくとよいでしょう。あらためて自社の情報を整理することで新しい発見があるかもしれません。

上述した3C分析を行うことで、「採用活動を始めるタイミングや待遇の決定」、「人材募集の際のアピール方法」などにも役立ちます。

採用計画の効率化に「採用の窓口」

「採用の窓口」では、競合のリサーチをはじめ、各種媒体ごとの特徴をすべて無料で調査し、情報を提供しています。慣れない市場調査では抜け・漏れが出てしまいやすく、調査にも手間や時間がかかってしまいます。また、調査結果を適切に分析できなければ、採用計画に組み込むのも難しいかもしれません。調査の精度を高めるとともに、採用にかける手間と時間を節約できる「採用の窓口」のご利用をご検討ください。

サービス内容の詳細はコチラをご覧ください。

緻密な採用計画で人手不足に勝つ

採用活動は、採用市場における競合との戦いでもあります。戦いに勝つには、周到な準備が必要です。3C分析に基づいた採用計画を立案し、緻密なプランで人手不足を乗り越えていきましょう。