企業の採用活動を効率化するとして注目されている「採用代行サービス」。しかし、採用代行サービスといっても、サービス業者によって利用できる内容が異なります。採用活動にはさまざまな方法があり、そのなかから自社に適したサービスや業者を選ぶだけでも大変です。今回は、採用代行サービスを利用するメリット、注意点とともに、選ぶ際に押さえておきたいポイントをお伝えします。

採用代行が注目されるワケ

採用代行サービスとは、RPO（Recruitment Process Outsourcing）とも呼ばれ、採用に関わる幅広い業務を企業に代わって行う人材サービスです。

競合による採用活動が激化するなか、求める人材を確保するためには求職者のニーズに合った採用活動を進める必要があります。とはいえ、売り手市場では求職者も多様化し、アプローチ方法を検討するだけでも大変な状況です。あれこれと手を打ったつもりでも予定募集枠が満たせなかったり、内定に至っても辞退になってしまったりするケースも少なくありません。採用予定者数に満たなければ、採用活動を継続することになり、結果として採用計画そのものが長期化、さらに通年化してしまいます。

こうした状況が続けば、採用担当者の負担も大きくなり、本来のコア業務を圧迫することになるでしょう。加えて、採用にかかる費用も増大し、コストが大きくなるばかりです。そこで、注目を集めているのが、採用業務委託ができるRPOの活用です。採用活動の効率化とコスト削減が期待できるアウトソーシング方法として、需要が高まっています。

採用代行の具体的メニュー

実際に採用代行を活用するとなれば、気になるのが利用できるサービス内容でしょう。採用代行に依頼できる業務メニューとかかる費用について具体例を挙げてまとめました。

業務メニュー

採用に関わる幅広い業務を依頼できるのが採用代行の魅力です。例えば、応募者管理を代表とする「管理業務」は利用できるサービスのなかでも依頼数の多い業務のひとつです。通常、求職者一人ひとりにダイレクトメールやスカウトメールを送信するだけで大きな手間がかかります。しかし、採用代行業者が導入している自動配信システムを利用できれば、採用担当者の負担が軽減され、採用活動の効率化が進みます。そのほか、応募者ごとに対応する必要がある選考日程の調整や合否結果通知といった手間のかかる業務も対応してもらえるのも利点でしょう。自社の採用担当者でなくても可能な事務的業務を代行するのが、採用代行業者の主なサービスと言えます。

また、管理業務だけでなく、採用計画や戦略の立案・策定など、採用活動全般のコンサルティングを受けることも可能です。自社内にノウハウや知識がない場合は、プロのスキルを借りることでさらなる効率化が進められることでしょう。業者によっては、求人広告掲載や書類選考、説明会の開催に加え、面接代行を取り扱うところもあります。

必要な費用

さまざまなサービスが利用できる採用代行サービスですが、かかる費用については契約内容や業者によって異なります。一般的には、月額一律料金型と従量課金型の2種類があり、それぞれで利用できる範囲も違います。

月額一律料金型は、作業項目ごとに月額を設定して支払うプランです。固定料金となるためコスト算出がしやすいものの、依頼する業務量によってはかえって費用対効果が下がる可能性もあります。

一方、従量課金型は、依頼する業務の内容と量によって金額が変動します。利用したいサービスごとに検討できるため、不要なサービスをカットしやすいプランと言えます。ただし、期間を延長したり、サービスを追加したりするごとにかかる費用も大きくなってしまいます。想定している業務量に合わせて事前に見積もりを取っておくとよいでしょう。

一例として、新卒・中途の正社員採用における業務ごとの具体的な費用を見てみましょう。
求人広告媒体を利用した採用活動を行う場合、媒体管理の代行としては1か月5万円からが目安。管理する媒体の数や対応内容によって異なるため、事前に確認しておくと予算が立てやすくなります。選考日程の調整やメール等の発着信対応も1か月5万円から。ダイレクトメールやスカウト配信業務は1か月3万円からが目安になるでしょう。ただし、業者によっては、採用サポートとして、応募管理・スカウトメール対応までは無料で代行するプランを提供するところもあります。

面接代行を依頼する場合には、1回当たり数十万円になるケースもあり、代行内容や面接官の経験値によっても異なります。上記はあくまでも目安であり、利用するサービスや業務量によって金額は変動し、さらに業者によっても設定されている金額が異なります。採用代行サービスを検討する際には、事前に見積もりを取り、比較検討することが大切です。

採用代行サービスのメリットと注意点

採用代行サービスは便利なものですが、上手に活用するためにもメリットを理解しておきましょう。あわせて活用時に注意すべき点をまとめました。

採用代行サービスを利用するメリット

採用代行サービスの最も大きなメリットとして、採用活動にかかる業務負担が軽減されることで、採用担当者が面接や内定者のフォローといった重要業務に集中できる点が挙げられます。多くの採用業務があるなかで、一部でもアウトソーシングできれば、作業効率が上がるのは間違いありません。また、採用計画に基づいて業務を進行してもらえるため、細かい打ち合わせや資料作成といった手間も省けます。

加えて、豊富なノウハウを持つ採用のプロによる提案で、より効率的なプランを選択できるのもメリットのひとつ。就職・転職サイトやエージェントの運用においても、工数や人件費の削減方法や低価格で利用できるプランの提案など、プロだからこそ得られる情報を提供してくれるため、スムーズで最適な方法を選択できます。自社内に十分なノウハウが蓄積されていなくても、採用代行サービスに頼むことで質の高い採用活動ができるでしょう。

業者によっては、新入社員研修や入社後のフォローといった採用後の業務に対応しているところもあり、採用活動における業務を一元管理しやすいことも大きなメリットと言えます。

採用代行サービスを利用する際の注意点

一方で、注意すべき点もあります。

採用代行サービスを利用することで効率化できる半面、自社に採用ノウハウが残りにくくなることが考えられます。そもそも採用計画が適切でなければ、採用代行サービスを利用しても、うまく機能しない可能性もあるでしょう。

採用代行サービスを利用するのであれば、業者に任せっきりにするのではなく、自社の採用担当者もオーナーシップを持って主導的に取り組む必要があります。採用代行サービス担当者としっかり連携し、意思疎通を図りながら、良い関係を築くことが大切です。

多くの採用代行サービスが社外での業務実施となるため、密にやりとりができるようコミュニケーションツールを活用しながら、適時、意思疎通を行える環境を整えておくとよいでしょう。応募者の管理や選考日程の調整といった業務は軽減されるものの、採用活動の円滑な進行や採用後のミスマッチの防止には、採用担当者の定期的なチェックが欠かせません。採用代行サービスの利用で業務そのものの効率化を図るとともに、採用担当者が全体の進行を把握し、主導的に取り組むことによって採用活動の成功につながります。

採用代行を依頼するなら、こんな求人広告代理店！

採用代行サービスを提供する業者は多くありますが、なかでもおすすめしたいのが、「採用サポート付きの求人広告代理店」です。

求人広告代理店は、複数の求人媒体を取り扱い、ひとつの窓口で採用管理を代行する業者です。採用課題に合わせた広告プランを提案し、低コストで幅広い採用課題に対応できるのがメリットと言えます。求人広告理店といえば、広告プランのみの対応と思われがちですが、実際は採用活動をトータルでサポートし、採用業務の負担軽減につながるフォローも行っています。

採用の窓口（運営：㈱デイリーインフォメーション中部）では、全国に対応し、無料での情報提供やご相談受付を行っています。専任担当制で複数メディアを一括管理しながら、最適な採用手法のご提案や採用サポートとしてさまざまな業務の代行も承っています。一般的な採用代行サービス業者では有償となるサポート業務も、応募管理、スカウトメール対応までは無料で代行するプランをご用意。さらに、手間のかかる面接の日程調整や忘れがちな面接後のフォローメールなども無料で対応する充実のサポート体制を整えています。低コストで幅広く、効率的な採用活動をお手伝いする「採用の窓口」にまずはご相談ください。

採用活動を円滑に進める「採用代行」を活用しよう

多様化と長期化が課題視される採用現場を、採用代行サービスの利用は効率的で効果的な採用活動に導きます。採用担当者の負担を軽減するとともに、最適な業者選びによってコスト削減も実現できるでしょう。

「採用の窓口」への相談は無料。より良い採用活動を進めるためにも、求人広告代理店が提供する採用サポートの活用をご検討ください。