有効求人倍率の上昇により、採用難易度が高くなった今、注目を集めているのがスカウトメールの活用です。スカウトメールとは、企業側が気になる求職者に対して直接連絡を取るメールサービスで、多くの企業が利用しています。しかし、スカウトメールを有効活用するためには、ある程度ポイントを押さえて準備をしておくことが大切です。今回は、スカウトメールを送るうえで押さえるべきポイントを紹介し、活用したいおすすめのサービスについてお伝えします。

スカウトメールを効果的にする4つのポイント

求職者にスカウトメールを送っても、確実に応募があるとは限りません。まずは、スカウトメールを作成する前に知っておきたい、注意すべき4つのポイントを紹介します。

その1：開封してもらいやすい件名にする

見込みのある求職者のもとには、日々多くの企業からのスカウトメールが送信されています。せっかくメールを送っても多くのスカウトメールに埋もれてしまうと、メールが開封されなかったり、最後まで読んでもらえなかったりする可能性があります。まずは、開封して内容を読んでもらう工夫が必要です。

ターゲットを分析し、文字数や視認性などに注意しながら、求職者の目を引く件名を考えてみましょう。

その2：必要な情報を網羅し、簡潔で分かりやすい本文にする

2つ目のポイントは、簡潔さにあります。本文が長すぎると伝えたいメッセージが届きにくく、最後まで読んでもらえない可能性が高まります。興味を持ってもらえるよう、本文は簡潔で分かりやすくまとめることが大切です。

記載する情報が多すぎないかというだけではなく、一文の長さにも注意し、30～40文字程度で簡潔にまとめるといいでしょう。メール全体としては、1分間に読める平均文字数とされる400～600字程度におさめると、最後まで読んでもらいやすくなります。

また、本文を作成する際には、求職者に入社後「なぜ」、「どのような仕事」をしてもらいたいのか明確にしましょう。例えば、「事業拡大に伴う人員補給のため（なぜ）、設計担当者（どのような仕事を）を募集中」のように、応募することによってどんな仕事を担当することになるのか、また、職場環境がどんな様子なのかを具体的に想像できるような文章にするとよいでしょう。

ただし、必要な情報を省きすぎるのは好ましくありません。必須情報となる会社概要や募集職種、勤務地といった内容はもちろん、応募フォームへのリンクなどは漏れなく記載しておきましょう。情報の抜け漏れがあると、せっかく興味を持ってもらえても、応募につながる可能性が下がってしまいます。一方で、自社のビジョンや現在の事業内容など、現在と未来のことを端的にまとめたアピール文は加える価値があります。場合によっては、あえて会社概要の全貌を伏せ、求職者から「もっとこの企業を知りたい」と思ってもらえるように短く簡潔な説明文にしておくのもテクニックのひとつです。

その3：演出を施す

ターゲットにしている求職者に向けた「特別感」を演出することも大切なポイントです。多くのスカウトメールを目にする求職者に対して、「あなただけ」、「○○さんだけの限定オファー」といった一文を加えることで、その他大勢との差別化を意識してもらうアピールになります。ほかにも、「役職者からの特別オファー」という演出方法もあります。個人ごとに文面を変えるのが理想ですが、期限や工数とのバランスを考えながら、可能な限りの「特別感」を出す工夫を取り入れましょう。ただし、誇大広告になってしまわないように、大げさすぎる表現は避ける必要があります。

その4：ターゲットを明確にし、優先順位を決める

どんなアピール文をまとめるにしろ、ターゲットを明確にする必要があります。どの層をターゲットにするかによって、訴求内容が変わり、相手に響く言葉も変わります。また、多くの求人媒体において、スカウトメールを配信した数で価格が変わるため、人的コストを考えても、ターゲットを絞らずにスカウトメールを送ることは効率的と言えません。年齢層や在住地、経験やスキルなど採用要件をすべて満たすコアターゲットや、最低限の要件を満たす層を決めたうえで、しっかりとターゲットをセグメント化しておくことが大切です。ターゲットを明確にし、優先順位に合わせながら効率的な配信を意識してみましょう。

スカウトメールによる採用を成功させるには

せっかく作成したスカウトメールも成果が得られなければ意味がありません。どのように活用すれば成功につながるのか、一例をご紹介します。また、合わせて失敗しやすい例についても簡単にお伝えしましょう。

好印象を与えるポジティブワードを使う

好印象を与えるポジティブワードを使うことで、求職者に興味を持ってもらいましょう。例えば、「平日5日勤務」よりも、「土日祝休み」と記載した方がプラスの印象になります。スカウトメールに入れ込むポジティブワードの一例を紹介しましょう。

• 土日祝休み
• 残業なし、または少なめ
• 有給消化率が高い
• フレックス勤務
• 前職の給与保証
• 幹部候補
• 幅広い年齢層
• 未経験者歓迎
• 地域密着

プライベートを大事にする人が増えてきた今、福利厚生に関するポジティブワードは必須と言えるでしょう。また、評価制度や将来性についても、求職者が求める要素です。一方で、「実力主義」のような表現は、求職者からすると実力がなければ給与が上がらないといった不安定な印象を与えるかもしれません。また、「大量採用」や「急募」という言葉も、場合によっては、慢性的な人材不足や人の回転率が早いような印象を与える可能性があります。プラスの印象を与えられるような表現を考えながら、メール文を組み立てましょう。

失敗しやすいスカウトメール

一方で、スカウトメールの効果を下げてしまうような書き方もあります。以下に紹介するのは失敗しやすい例です。こうした内容にならないよう注意しましょう。

• テンプレートがあることが明らかな文章
• 改行や装飾がなく、読みづらい文章
• 「アットホーム」や「未経験でもチャレンジできる」といった誰にでも当てはまるような文章
• 会社紹介が長すぎる
• 応募するメリットが見当たらない
• 就業条件や職場環境に関する情報が少なく、働くイメージが湧かない

スカウトメールの活用例

では、実際にスカウトメールが効果的なのは、どんなケースなのでしょうか。例えばインサイドセールスやアウトサイドセールスといった知名度の低い職種は、通常の求人広告では応募が少ない傾向にあります。認知度が低い職種や企業名は、求人広告を出していても、検索される機会がほとんどないからです。また、エリア指定検索で情報が挙がったとしても、最初のページで伝えられる情報量は少なく、どんな仕事か分かりづらければ、応募に至りません。その点、個別にアプローチするスカウトメールなら、職種や仕事内容を伝えたうえで応募につなぐことが可能です。

スカウトメールにおすすめのサービス

スカウトメールを送るためには、まず利用する求人媒体を選ぶ必要があります。求人媒体によって利用者が異なるため、特徴を理解しながら活用しましょう。

• エン転職
  求職者からサイトの使いやすさについて定評があるエン転職。登録会員700万人以上で、スカウトメールを送れるターゲットの範囲が広がりやすい媒体です。また、「前給保証」、「書類選考免除」、「上司・同僚との面談設定」や「体験入社」など、さまざまな特典を付けた求人を出すことが可能です。
• doda
  IT・ものづくりエンジニアなど専門職採用に強く、人材紹介案件への転載も可能。書類選考なしで面接まで進める「面接確約オファー」を提案できるサービスがあり、求職者に対する特別感を演出できます。
• マイナビ
  プレミアムスカウト、スカウト、スカウト限定求人の3種類のスカウトサービスがあり、「年収金額の保証」や「書類選考免除」、「最短1ヶ月での内定」といったさまざまな特典で求職者にアピールできます。

全国対応「採用の窓口」で効率の良い採用計画を

上記では、3つの求人サービスを紹介しましたが、ほかにも数多くの求人媒体があるため、より良いサービスを選ぶとよいでしょう。ただし、媒体によって強みとなる職種や利用者層が異なるため、多くの媒体から自社に適したサービスを選定することは意外と大変です。求人媒体を一つひとつチェックし、自社に合う求職者がいるのか、スカウトメールを送りたい人材がいるのかを探すだけでも、時間と人的なコストがかかるでしょう。そうした手間とコストをできるだけ軽減するためにおすすめなのが、「採用の窓口」です。ひとつの窓口で、各社が提供するサービスを一括確認でき、採用活動に関するさまざまなサポートを行っています。
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スカウトメールの有効活用は採用活動を成功に導く

スカウトメールは採用活動における要素のひとつです。しかし、有効活用できれば、求める人材の採用に向けた近道となるでしょう。ただし、メールの内容や利用するサービスの選定などは、それなりの情報収集が欠かせません。限られた予算のなかで採用活動の効果を高めるためにも、慎重に検討する必要があるでしょう。スカウトメールの活用に悩んだら、プロの視点でサポートを受けるのもおすすめです。効果的な採用活動につながる「採用の窓口」の利用をご検討ください。