企業の人材採用の課題の1つが「採用人数をどうやって決めればよいか」です。

適正な採用人数がわからず、採用活動をおこなっても現場の人手不足が解消しなかったり、かえってムダな人件費が増えてしまったりするケースもあります。採用活動で失敗しないためには、感覚値ではなく明確な要員計画に基づいて採用人数を決めることが大切です。

この記事では、採用人数を決めるための基準や、採用活動時の注意点、採用活動の効率化につながるおすすめサービスについて解説します。

採用人数を考えるための3つの基準

採用人数を考える際は、まず自社の人員構成を見直し、要員計画を立てることが大切です。

要員計画とは、自社の事業を円滑に運営していくために必要な人材を確保するための計画を指します。「どの部署にだれを配属するか」を決める人員計画に対し、「事業運営のために何人必要か」を決めるのが要員計画です。

採用人数を考えるときは、3つの基準に基づいて要員計画を立てましょう。

自社の人員構成に合わせて決める

まずは自社の人材ニーズを可視化するため、人員構成表を作成しましょう。人員構成表とは、年齢や部署ごとに「在籍人員」「年度減員数」「要望人員数」などを書き出した表のことです。人員構成表を作成すれば、「どの部署や年齢層の人員が不足しているか」が視覚的にわかるため、採用人数を具体的に計算しやすくなります。

現場の声に合わせて決める

各部署にヒアリングやアンケートを実施し、現場の人材需要を分析することも大切です。現場の業務量などを可視化するため、次のような点を質問しましょう。

• 急な欠員は発生していないか
• 業務量は適正か
• 残業時間が増えていないか
• 現状の人員で繁忙期に対応可能か
• 新たな人材ニーズが発生していないか（高度スキルや専門知識を持つ人材など）

現場のヒアリングに基づき、各部署や各チームに必要な人員を足し合わせて採用人数を試算する方法を「ボトムアップ方式」と呼びます。現場の業務量や人員配置についての課題を解決したい場合は、ボトムアップ方式で採用人数を見積もりましょう。

事業計画や事業戦略に合わせて決める

ボトムアップ方式に対し、企業全体の事業計画や事業戦略から、必要な人員を割り出すことを「トップダウン方式」と呼びます。たとえば、企業の財政状況から採用可能な人員を計算したり、新規事業分野への進出にあたって必要な人員を見積もったりするのがトップダウン方式です。

採用人数を決めるときの2つの注意点

採用人数を決めるときに注意したい点は2つあります。

採用プロセスごとに採用人数の中間目標を決める

最終的な採用人数だけでなく、「応募」「書類選考」「面接」「内定」といった採用プロセスごとに採用人数の中間目標を決めておくことが大切です。中間目標を決めれば、採用プロセスにおける「採用しすぎ」「落としすぎ」を防止できます。

たとえば、採用人数の目標が5名の場合は、「面接段階で10名」「応募段階で30名」など、ゴールから逆算しながら採用人数の目安を考えます。過去の採用実績も参考にしながら、なるべく具体的な数字でKPIを設定しましょう。

採用ターゲットを明確化する

ただ採用人数を決めるだけでなく、採用ターゲットを明確化することも大切です。採用目標人数を満たすことができても、自社に合わない人材が多ければ現場の課題解決にはつながらず、ムダな人件費の増加を招きます。まずは自社にマッチする社員の人物像を分析し、自社の経営理念や組織風土に合った採用母集団を形成しましょう。

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【まとめ】要員計画に基づいて採用人数を決めることが大切！

「人材採用をおこなったものの、現場の人手不足が解決しない」「人材採用の結果、ムダな人件費が発生してしまった」といった課題を抱えている企業は、採用人数を適正化できていない可能性があります。

採用人数を決めるときは要員計画を立て、自社の人員構成や現場の人材需要を見直すことが大切です。また、中長期的な事業計画に基づき、5年後や10年後を見据えた人材採用をおこなうことで企業の競争力を高められます。